Satu Ruang
Pengantar & Alur Kerja
Selamat Datang di Pusat Dokumentasi
Sistem ini dirancang khusus untuk membantu perusahaan kecil dan menengah (SME) di Indonesia dalam mengotomatisasi seluruh proses administrasi karyawan, mulai dari pencatatan absensi, pengajuan cuti, perhitungan BPJS, hingga kalkulasi pajak PPh 21 TER dan transfer gaji bank.
Pilar Utama Aplikasi:
- Absensi Kehadiran: Deteksi lokasi GPS (Geofencing) dan verifikasi foto selfie untuk mencegah kecurangan.
- Penggajian Otomatis: Penghitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan BPJS, dan PPh 21 TER terbaru sesuai PMK 168/2023.
- Manajemen Cuti: Pengajuan mandiri oleh karyawan dengan alur persetujuan bertingkat.
- BPJS & Administrasi: Sinkronisasi data kepesertaan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan serta export file EDABU/SIPP.
Siapa Saja Penggunanya?
Sistem membedakan hak akses berdasarkan 5 peran pengguna utama:
| Peran (Role) | Cakupan Akses |
|---|---|
| Super Admin | Akses penuh sistem, manajemen lisensi/paket, konfigurasi data perusahaan induk, dan riwayat tagihan. |
| HR Manager | Mengelola data karyawan, siklus kontrak kerja, persetujuan cuti utama, dan rekapitulasi kehadiran bulanan. |
| Finance / Payroll Admin | Menghitung payroll bulanan, memvalidasi lembur, mengunduh file transfer bank (KlikBCA), dan mengirim slip gaji PDF. |
| Department Manager | Melihat rekap absensi tim dan menyetujui atau menolak pengajuan cuti anggota timnya secara langsung. |
| Karyawan (Self-Service) | Melakukan absensi masuk/pulang, mengajukan cuti, melihat jadwal shift, serta mengunduh slip gaji bulanan via web/mobile. |
Alur Kerja Bulanan (Monthly Workflow)
Berikut adalah siklus operasional standar yang dilakukan oleh tim HR & Payroll setiap bulannya:
- Kunci Periode Absensi: Setelah periode kerja selesai, HR Manager mengunci absensi agar tidak ada perubahan data atau koreksi manual yang menyusul.
- Sinkronisasi Cuti: Sistem secara otomatis mencocokkan hari libur nasional dan cuti karyawan yang disetujui untuk mengurangi jatah kehadiran wajib.
- Kalkulasi Gaji: Payroll Admin meninjau lemburan lalu mengeklik tombol "Run Payroll". Sistem menghitung gaji kotor, iuran BPJS (tanggungan karyawan & perusahaan), PPh 21 TER, dan Take Home Pay (THP).
- Persetujuan Internal: Hasil draf payroll ditinjau bersama direksi melalui menu "Payroll Preview" yang menampilkan perbandingan selisih biaya dengan bulan sebelumnya.
- Transfer Gaji (Disbursement): Unduh file transfer massal (BCA, Mandiri, dll.) lalu unggah ke internet banking bisnis untuk pembayaran instan.
- Kirim Slip Gaji: Setelah status payroll diubah menjadi "Paid", sistem otomatis mengirimkan slip gaji berformat PDF resmi ke email masing-masing karyawan.